La oficina

Controla Tu Correo Electrónico – Organiza Tu Email

El correo electrónico es para muchos de nosotros, parte de nuestro trabajo diario. Dependiendo de nuestro puesto, puede que recibamos 200, 300 o hasta más correos a diario. Y al día siguiente igual. Y el otro, y el otro…

Cómo podemos traer un poco de sanidad a esta locura de correos entrantes?

A menos que tu trabajo requiera el chequeo constante de tu correo electrónico, te recomiendo que revises tus cuentas dos veces al día, tanto las cuentas de trabajo como las personales. Hazte el hábito de responder, borrar o guardar cada mensaje, en lugar de simplemente dejarlos en tu inbox, ya que se multiplicarán como conejos y luego no podrás (ni querrás) ordenar esa maraña.

La mayoría de los correos que recibimos diariamente puede borrarse de inmediato luego de leerse. Otra gran mayoría puede borrarse luego de responderlos.

Aparta 30 minutos en la mañana y otros 30 en la tarde, específicamente para responder tu correo electrónico. Obviamente si recibes 200 o más correos a diario, deberás apartar más tiempo, o separar dos tractos de tiempo en la mañana y dos en la tarde. Busca el método que mejor se ajuste a tus necesidades, lo importante es recordar no estar chequeándolo cada 30 segundos.

Si consideras que no puedes borrar un correo porque deberás referirte a él luego, búscale un sitio. Por ejemplo, en lugar de dejarlo en tu inbox, crea una carpeta virtual. Categoriza tus mensajes lo mejor que puedas, usando un nombre corto y descriptivo. Luego, arrastra los correos de esa categoría dentro del folder que corresponde.

Otra idea es usar banderitas o estrellas, o alguna otra marca que tenga tu servicio de correo, para marcar tus correos, de forma que te sirvan como recordatorios para responder luego, o darle seguimiento a un determinado mensaje. También puedes usar la marca para saber cuáles son absolutamente importantes y requieren atención inmediata, en la primera revisada rápida que le das a tu inbox.

Espero que estos consejos te sirvan, y de ahora en adelante dejes tus bandejas de entrada completamente limpias al finalizar cada día. Será un gran incentivo!

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Cómo Eliminar Tu Basura Digital

En Mi Casa Organizada hemos hablado acerca de cómo identificar cosas innecesarias en nuestro hogar, y hasta hemos aprendido dónde se esconden los chunches (si quieres saber lo que es un “chunche”, lee este artículo). Pero hoy vamos a hablar de cosas que no vemos, que físicamente no nos estorban, pero que ciertamente provocan estrés y retrasos, si no nos hacemos cargo de ellas.

Hoy hablaremos de la basura digital, todos esos archivos, documentos, PDF´s, presentaciones de Power Point, fotos, música, bookmarks, pequeños pedazos de información aquí y allá, que vamos acumulando rápidamente y sin pensarlo mucho porque no los vemos.

Pero aunque no veamos este tipo de basura, si no tenemos un buen sistema de organización para archivar estos documentos (así como el sistema que tienes para tus papeles), nos tomará mucho tiempo encontrar el archivo que buscamos, mucho más del tiempo necesario. Además de esto, ocuparán mucho espacio en tu computador, y lo hará funcionar tan lentamente como si estuviera metido en un barreal.

Elimina programas y aplicaciones que ya no uses

Revisa las aplicaciones que tienes en tu teléfono y en tu computador. Cuántas de ellas usas regularmente? Cuántas de ellas no usas nunca, o ya no te gustan, o no necesitas? Elimina todo aquello que no te sirva actualmente. Así liberarás espacio en tu teléfono, tablet o computador, y funcionará más rápidamente.

De la misma forma, pasa tus fotos a tu computador, y elimínalas de tu teléfono. Cuántas veces has oído la historia de la mamá o el papá a quien le robaron el teléfono en el cual tenía todas las fotos del bebé? No dejes que se pierdan todas tus valiosas fotos! Selecciona una fecha (como el primer día de cada mes, por ejemplo) y hazte el hábito de descargar las fotos que tengas en tu teléfono y respaldarlas.

Luego de que tengas tus fotos y archivos en tu computadora, es hora de respaldarlos. Pásalos ya sea a una unidad USB, a un disco duro externo o a una nube, la cual es una unidad de almacenamiento en línea, donde tus archivos estarán seguros. Algunas buenas nubes son Dropbox, JustCloud, SkyDrive (de Microsoft) y Google Drive. Asegúrate de leer las condiciones de almacenamiento, ya que algunas te dan almacenamiento por tiempo limitado.

Por último, reorganiza las aplicaciones que te hayan quedado, de alguna forma que sea lógica para ti. Por ejemplo los iPhones y los teléfonos con sistema operativo Android te permiten organizar las aplicaciones similares en un solo folder (juegos, aplicaciones financieras, música, ejercicio, etc.)

Elimina archivos duplicados

Así como eliminamos cosas duplicadas en nuestro hogar, así también debemos revisar nuestros archivos para asegurarnos de no acumular dobles de todo, que entorpecerán el uso de tu máquina, y la volverán mucho más complicada.

Puedes hacer este proceso a mano, o puedes valerte de herramientas como Easy Duplicate Finder o Duplicate Cleaner para hacerlo más fácilmente. También recuerda poner en tu calendario esta tarea, para que no olvides hacerlo de manera regular, ya sea una vez al mes, o cada 4 meses, etc.

Asimismo, a la hora de salvar tus archivos, elige nombres que sean descriptivos y que de inmediato te digan qué información contienen sin tener que abrirlos. Esto te ahorrará muchísimo tiempo cuando vayas a buscar algo. Y antes de salvar un documento, revisa rápidamente si ya lo tienes, para no guardar duplicados.

Organiza tus contactos

Muchos de nosotros tenemos entre nuestros contactos, números y correos de gente que ya no necesitamos. Revisa tus contactos y elimina todos aquellos que ya no te sean útiles, por ejemplo, el número del restaurante que cerró el año pasado, el del dueño del apartamento que alquilabas hace 5 años, o el del mecánico  al que ibas antes.

Acostúmbrate a actualizar la información de tus contactos, en lugar de salvar un nuevo número como “Juan número nuevo” o algo así. Si te es posible, separa tus contactos de trabajo de los contactos personales.

Estos consejos te ayudarán a liberar mucho espacio en tus artefactos electrónicos, y a encontrar lo que buscas en mucho menos tiempo. Al principio tomará algo de tiempo, pero si te acostumbras a darles mantenimiento continuo, sólo tendrás que invertir algunos minutos, y será más fácil cada vez.

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Cómo Armarte Una Oficina En Casa

Para tener una oficinita o área de estudio en casa no hace falta tener una habitación especial o un escritorio enorme. Hoy te traigo ideas para que organices un espacio en tu casa para pagar cuentas, “internetear”, o para que tus hijos estudien.

  • Si tu cocina es grandecita, puedes separar una pequeña sección de tu mueble de cocina, y armar tu oficina en él:
  •  Otra opción es integrar tu oficina a la sala. En este caso se hizo con un mueble a medida, pero también puedes colocar una pequeña mesa o escritorio en alguna esquina y tener ahí tu espacio personal:
  • También puedes instalar tu oficina dentro de tu dormitorio. Mira esta idea para un escritorio: las sencillas patitas de madera y el sobre de vidrio harán que el escritorio casi “desaparezca” y no recargará visualmente el espacio en tu habitación. Eso sí, el vidrio debe estar bien asegurado a las bases para evitar accidentes:

  • Si definitivamente no cuentas con espacio extra en tu casa para colocar tu oficina, puedes hacer una “oficina móvil” con un carrito como éste. Contiene tus documentos y las herramientas que necesitas para hacer tus tareas, revisar cuadernos, firmar circulares, pagar recibos, etc.:
  • Tu oficinita casera debe ser, además de linda, muy funcional. Recuerda colocar cerca de ella un calendario para apuntar todas tus citas y compromisos, una pizarra ya sea de acrílico, tiza o corcho, una lámpara y un basurerito. Si tienes un archivador, intégralo a tu oficina, para que puedas guardar tus papeles:

  • Las pizarras grandes (ya sean acrílicas o de corcho) pueden resultar bastante caras. Si tu presupuesto es limitado, considera agrupar varios paneles pequeños, y así actuarán como una sola lámina, pero te saldrán mucho más baratos:

  • Tampoco tienes forzosamente que comprar un escritorio. En este caso se han utilizado dos libreros iguales como base, que de paso proveen espacio de almacenamiento:

  • Y hablando de almacenamiento, recuerda el principio de organización “divide y vencerás”. Agrupa tus artículos de oficina, crea divisiones en la gaveta de tu escritorio, coloca cajitas o varios recipientes para guardarlo todo sin que se vea desordenado:
  • Por último, una idea genial. Etiqueta los cables de todos los aparatos electrónicos que tendrás en tu nueva oficina, como tu tablet, tu celular, la laptop, la impresora, etc. De esta forma encontrarás el que buscas en cuestión de segundos. Yo etiqueté los míos con un pedacito de masking tape; no se ven tan lindos como los de la foto, pero el método funciona a las mil maravillas!

Espero que estas ideas te hayan gustado y pronto disfrutes de tu nueva oficina en casa!

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Cómo Reducir Tu Colección De Libros

Feliz Día del Libro!!!!

Comencé mi colección de libros cuando tenía 9 años. Mi escuela hizo una venta de libros para celebrar el Día del Libro, y pude convencer a mi mamá de que me diera un poquito de plata para comprarme alguno. Entre todos los libros, uno de ellos captó mi atención de inmediato:

Mi primer libro. Todavía lo tengo!
Así que decidí comprarlo, al nada módico precio de 145.00 . Era el año 1985.

Lo amé desde la primera vez que lo leí, y lo he releído innumerables veces. Desde entonces, mi colección de libros ha ido creciendo, y creo que ya ocuparía una habitación completa, de no ser porque me he ido deshaciendo de muchos de ellos a lo largo de mi vida.

Para los que amamos leer, los libros contienen un aspecto emocional. Nos recuerdan épocas, sentimientos antiguos, personas queridas.  Por lo tanto, es especialmente difícil deshacerse de ellos.

También hay libros que pensamos que “debemos” leer por obligación, por cultura general, aún sin disfrutarlos. Y otros que seguimos guardando aunque nunca los vayamos a leer, porque nos los regalaron o porque pertenecieron a nuestros papás u otro ser querido. Y nos sentimos culpables de deshacernos de estos también, porque hemos aprendido que los libros se tratan con cariño, que son como tesoros, los cuales guardan todos los secretos de la humanidad.

Pero… siempre hay un “pero”. Así como todos los otros objetos y aspectos de tu vida, tus libros deben hacerte sentir feliz, no culpable, ni triste. No es justo para tí seguir atada(o) a objetos que no te hagan sentir feliz, así sean fotos, ropa, muebles, o en este caso, libros.

Al tratar con este tipo de objetos que tienen una carga emocional, el mejor método es el del “sentimiento inmediato”. Revisa tu colección de libros, toma uno de ellos y piensa cómo te hace sentir. Si tu sentimiento inmediato es tristeza, obligación o culpa, o no sientes nada (indiferencia), se va. Si por el contrario te hace sentir feliz, satisfecha, contenta, se queda.

Es muy difícil saber cuántos libros debes guardar, ya que es una decisión muy personal. Pero es importante que guardes sólo aquellos que te produzcan bienestar.

Hay muchísimos libros, y sin importar cuánto has leído en la vida, todavía te quedarán muchos más por descubrir, así que, por qué seguir perdiendo nuestro valioso tiempo leyendo (y guardando) un libro que no nos gusta? Generalmente un libro nos engancha desde el principio, por lo tanto, si ya has leído 10 páginas y todavía no te gusta, no te sientas culpable de regalarlo a otra persona que lo quiera, o de llevarlo a una compra y venta. Incluso escuché de una propuesta recientemente, de dejar libros en lugares públicos como malls y parques. Sería algo muy novedoso, imagínate encontrarte un libro que llevas años queriendo leer, sería maravilloso! Qué te parece hacerlo hoy que es el Día del Libro?

Así que hoy, o cualquier otro día del año, recuerda que los libros se hicieron para leerse, no para guardarse innecesariamente. Libera tus libros de su existencia sin sentido guardados en un anaquel. Y de paso te liberarás tú.

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Cómo Organizar Las Revistas

Mañana martes 23 de abril celebraremos el Día del Libro, y para que vayamos entrando en calor para celebrarlo, hoy vamos a hablar acerca de formas para organizar revistas, las primas cercanas de los libros.

Las revistas son una de esas cosas que entran continuamente a nuestra casa, y que se multiplican como conejos al mínimo descuido. Uno de los mayores problemas con las revistas (al menos para mí) es que el siguiente ejemplar siempre es más atractivo que el anterior, y todo el tiempo encuentro alguna que deseo leer. Aparte de eso la mayoría son más accesibles que los libros, y para colmo de males me hacen ojitos cada vez que me acerco a la caja del supermercado. Francamente es difícil resistirse a sus encantos!

Así que, lo que tenemos que hacer es controlarlas una vez que han entrado a la casa. Es muy tentador guardar todos y cada uno de los números de tus revistas favoritas, como una colección, pero si lo haces pronto verás que tu prolífica colección rápidamente toma vida y se expande como mala hierba por toda tu casa, y hasta puede llegar a interferir con tu vida normal, ya que ocupan demasiado espacio.

Talvez creas que si las guardas podrás volver a esa manualidad maravillosa que viste, o podrás releer ese artículo tan interesante, o ver de nuevo las fotos tan hermosas para inspirarte cuando rediseñes tu jardín. El problema es que si guardas las revistas así nada más, no podrás encontrar nada. No hay forma de buscar lo que deseas, y lo que harás será desperdiciar un montón de tiempo tratando de buscar la receta aquella, porque deberás revisar todas y cada una de las revistas hoja por hoja. Así que, aunque tengas un montón de información valiosa a la mano, en realidad será un desperdicio ya que no podrás utilizarla.

Para eliminar el desorden que causan las revistas hay que crear un sistema con el cual guardaremos solamente la información verdaderamente importante. Sigue estos consejos:

1. Centraliza todas tus revistas en un sólo lugar. Puedes poner una canasta o un baúl bonito cerca de la puerta de entrada de tu casa, y colocarlas ahí. Así puedes tomar algunas al salir de tu casa hacia una cita médica, el banco o las clases de natación de tu hija, para leer durante ese tiempo muerto que tendrás. O puedes tomar un par y hojearlas mientras te tomas el café el domingo por la mañana.

2. No mantengas revistas de más de tres meses atrás. Cuando traigas a casa una nueva, revisa rápidamente tu canasta a ver si tienes otros números de la misma revista. Si tienes alguno de más de tres meses, sácalo y colócalo en el recipiente del reciclaje, ya que si no la has leído en tres meses, hay muchas probabilidades de que no lo hagas nunca.

3. Si tienes suscripciones y te encuentras enviando alguna revista en particular al reciclaje siempre sin leer, cancela esa suscripción.

4. Cuando te sientes a leer tus revistas en casa, ten siempre a mano algunas herramientas, como un resaltador de texto, unas tijeras, un cutter y una grapadora. Si estás fuera de casa sólo necesitarás un resaltador de texto y un folder o sobre tamaño carta, para colocar ahí los artículos que vas escogiendo. Puedes tener estas herramientas dentro de la canasta o contenedor donde guardas tus revistas por leer.

5. A medida que vayas hojeando tus revistas, ve arrancando las páginas que contengan fotos, artículos, manualidades, técnicas o recetas que realmente llamen tu atención por alguna razón concreta.. Sé muy selectiva con respecto a lo que quieras guardar, recuerda que puedes encontrar muchísima información en Internet (muchas veces los artículos, recetas y técnicas de manualidades están también en digital), y la podrás accesar con sólo hacer una búsqueda rápida en Google. Así que piensa muy bien y guarda sólo aquella información que sea digna del estatus de “guardable”; te sorprenderás de lo poco que querrás guardar en realidad. Si las páginas de alguna revista son particularmente difíciles arrancar las páginas sin que se rompan o quede un borde horrible, córtala con el cutter. En caso de que una página contenga varias recetas, pero quieras guardar sólo una, usa el resaltador de texto para marcarla. Si guardas un artículo que se extiende por varias páginas, engrápalas para que no se extravíen.

6. Está bien guardar revistas completas cuando se trate de especiales de novia, de navidad, etc. Pero también debes ser muy selectiva con respecto a estos especiales. Compra un organizador de revistas y guarda ahí tus números especiales, pero limítate a ese espacio. En estos organizadores caben de 10 a 15 revistas, el cual es un número aceptable para guardar.

7. Si tienes niños, guarda unas 10 revistas por separado para proyectos de la escuela, manualidades, tareas, etc.

8. Luego de sacar las páginas que hayan llamado tu atención de manera especial, puedes colocar la revista en el reciclaje, o puedes dejarla en un food court, la oficina del doctor, en el break room de la oficina, etc. Así alguien más la podrá leer.

9. Ten siempre en mente que es mejor lidiar con tus revistas de inmediato, en lugar de dejar que se acumulen. No te sientas culpable de no leer algún número, pronto recibirás otro igual o más interesante que el anterior!

Cómo organizar tus recortes de revistas? 

Ahora bien, qué hacer con todos esos recortitos?

Independientemente del sistema que elijas, lo importante es archivarlos de manera que después sea fácil encontrar lo que buscas, de lo contrario la información que guardaste tan cuidadosamente no tendrá ningún valor. 

Primero que nada, piensa en las categorías que tendrá tu sistema de organización. Por ejemplo, si te gusta guardar fotos de moda, prendas de vestir, etc. , puedes organizarlas en categorías como: conjuntos, blusas, pantalones, zapatos, vestidos de noche, accesorios, etc. Trata de que tus categorías no sean extremadamente detalladas (“botas café con tacón de cuña”), ni tampoco que abarquen demasiado (“ropa”). Piensa en categorías que tengan lógica para tí, y no uses muchas.

Luego de que tengas tus categorías, viene la parte divertida. Aquí tienes varias ideas:

1. Haz un “libro de ideas” personalizado. Consigue un cuaderno, ya sea cosido, de espiral o de pasta dura, o un álbum para fotografías, y pega ahí los artículos o fotos que vayas recortando. Puedes dividir un solo cuaderno en varias categorías, o usar un portafolio y agregar hojas blancas a medida que las vayas llenando. El libro de ideas es útil para coleccionar recortes pequeños, como de prendas de vestir, ideas de maquillaje o fotos de jardines.

2. Puedes conseguir un portafolio y protectores de hojas transparentes. Son muy baratos y se consiguen en cualquier librería. En ellos puedes ir guardando tus artículos, sin miedo a que se ensucien. Este sistema es particularmente útil para colecciones de recetas (más adelante hablaremos de las recetas con mayor detalle).

3. También puedes organizar tus recortes en un folder de acordeón. Muchos tienen divisiones con pestañas para tus categorías. Este sistema es ideal para guardar hojas completas, en lugar de recortes, ya que estos podrían salirse y perderse.

4. Otra idea es usar sobres de cartulina, ya sea que utilices un color para cada categoría, o un solo color para más uniformidad. En estos sobres podrás guardar tanto hojas completas como recortes pequeños que luego irán en tu libro de ideas.

Revistas de recetas

Las revistas de recetas merecen mención aparte, ya que el proceso involucra pasos extra que debemos seguir si queremos mantener nuestra colección ordenada y utilizable.

Cuando hojees una revista de recetas, guarda solamente aquellas recetas que tienes intención de cocinar en un futuro cercano. Yo por ejemplo, no guardaría una receta de tartaletas de caviar, o una receta para hacer pasta fresca, o queso mozzarella casero, ya que no tendría la más mínima intención de cocinar algo así.

Ve guardando tus recetas “pendientes” en un sobre aparte. Cuando estés planeando las comidas de la semana, revísalas y trata de ir probándolas poco a poco. Si la receta es un éxito, alcanza la categoría de “guardable” y tendrá el privilegio de ser archivada en tu álbum. Si no queda bien o no le gusta a tu familia, se bota.

Por último, puedes organizar tus recetas en categorías tradicionales como: ensaladas, vegetales, sopas, carnes, acompañamientos, postres, etc. o puedes también organizarlas por épocas, como: Navidad, Semana Santa, fiestas, cumpleaños de niños, y otras similares.

Qué te parecen estas ideas para deshacerte del interminable desorden que causan las revistas? Espero que te sean útiles, y como último paso recuerda repasar tus recortes una vez al año, ya que nuestros gustos cambian. Por ejemplo, puede que hayas guardado recortes acerca de cómo hacer encaje de bolillo, pero si en un año no te has decidido a comprar los materiales y comenzar a aprender la técnica, será mejor desechar estos recortes y hacer espacio para información nueva que sí vayas a utilizar. Recuerda que los álbumes de recortes deben también tener un límite, y no debes permitir que se salgan de control. Y cada vez que puedas, guarda la información de manera digital, así no ocupa espacio.

No olvides contarme cómo vas progresando en los comentarios. Suerte!

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Cómo ordenar los cables

Una idea para las y los ultra-ordenados. Gratis y efectivo. Genial, verdad?
Gracias a There, I Fixed it por esta excelente idea.

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Afila tus tijeras!

Afila todas las tijeras de tu casa simplemente cortando repetidas veces un pedazo de papel de lija, ojalá un poco fino, y listo! Tijeras nuevas en 10 segundos.

Gracias a realsimple.com por esta genial idea.

Ten lápiz y papel siempre a mano

Conserva siempre a la mano una libreta y un lápiz (con punta, por favor) o un lapicero (asegúrate de que sirva), a la par de los teléfonos que tengas en tu casa, cerca de la alacena o pegado en la refri para apuntar las cosas que necesitas del super, en el bolso para apuntar los mandados que debes hacer, en el escritorio de tu oficina, y dondequiera que hayas pensado alguna vez: “Ay Dios un lápiz, dónde apunto, dónde apunto!?”

Este sencillo truquito te dará tranquilidad, ya que no tendrás que confiar en tu sola capacidad para recordar todos esos datos, y siempre los tendrás a mano. La única consideración que debes tener con todos estos apuntitos es deshacerte de ellos en cuanto ya no los necesites; no dejes que se acumulen y mucho menos que anden pedazos de papel sueltos por toda la casa.
Gracias a Life… Your way por este genial idea.