Quiero aprender a organizarme en el trabajo

Auxilio! No Me Alcanza El Tiempo! (Organización Del Tiempo)

A veces oímos a las personas decir: “Es que el tiempo no alcanza para nada! Comienzo a trabajar tempranísimo y cuando me doy cuenta se me fue todo el día.”

A menudo estas personas son desorganizadas. Su lugar de trabajo (casa u oficina) es un desorden. Corren de allá para acá frenéticamente. Siempre tienen trabajos atrasados, no cumplen con sus fechas de entrega, siempre andan estresadas.

Te suena familiar?

El grito de ayuda no debería ser “No me alcanza el tiempo” sino

No sé organizar mi tiempo!

(más…)

Controla Tu Correo Electrónico – Organiza Tu Email

El correo electrónico es para muchos de nosotros, parte de nuestro trabajo diario. Dependiendo de nuestro puesto, puede que recibamos 200, 300 o hasta más correos a diario. Y al día siguiente igual. Y el otro, y el otro…

Cómo podemos traer un poco de sanidad a esta locura de correos entrantes?

A menos que tu trabajo requiera el chequeo constante de tu correo electrónico, te recomiendo que revises tus cuentas dos veces al día, tanto las cuentas de trabajo como las personales. Hazte el hábito de responder, borrar o guardar cada mensaje, en lugar de simplemente dejarlos en tu inbox, ya que se multiplicarán como conejos y luego no podrás (ni querrás) ordenar esa maraña.

La mayoría de los correos que recibimos diariamente puede borrarse de inmediato luego de leerse. Otra gran mayoría puede borrarse luego de responderlos.

Aparta 30 minutos en la mañana y otros 30 en la tarde, específicamente para responder tu correo electrónico. Obviamente si recibes 200 o más correos a diario, deberás apartar más tiempo, o separar dos tractos de tiempo en la mañana y dos en la tarde. Busca el método que mejor se ajuste a tus necesidades, lo importante es recordar no estar chequeándolo cada 30 segundos.

Si consideras que no puedes borrar un correo porque deberás referirte a él luego, búscale un sitio. Por ejemplo, en lugar de dejarlo en tu inbox, crea una carpeta virtual. Categoriza tus mensajes lo mejor que puedas, usando un nombre corto y descriptivo. Luego, arrastra los correos de esa categoría dentro del folder que corresponde.

Otra idea es usar banderitas o estrellas, o alguna otra marca que tenga tu servicio de correo, para marcar tus correos, de forma que te sirvan como recordatorios para responder luego, o darle seguimiento a un determinado mensaje. También puedes usar la marca para saber cuáles son absolutamente importantes y requieren atención inmediata, en la primera revisada rápida que le das a tu inbox.

Espero que estos consejos te sirvan, y de ahora en adelante dejes tus bandejas de entrada completamente limpias al finalizar cada día. Será un gran incentivo!

Photobucket

Cómo Eliminar Tu Basura Digital

En Mi Casa Organizada hemos hablado acerca de cómo identificar cosas innecesarias en nuestro hogar, y hasta hemos aprendido dónde se esconden los chunches (si quieres saber lo que es un “chunche”, lee este artículo). Pero hoy vamos a hablar de cosas que no vemos, que físicamente no nos estorban, pero que ciertamente provocan estrés y retrasos, si no nos hacemos cargo de ellas.

Hoy hablaremos de la basura digital, todos esos archivos, documentos, PDF´s, presentaciones de Power Point, fotos, música, bookmarks, pequeños pedazos de información aquí y allá, que vamos acumulando rápidamente y sin pensarlo mucho porque no los vemos.

Pero aunque no veamos este tipo de basura, si no tenemos un buen sistema de organización para archivar estos documentos (así como el sistema que tienes para tus papeles), nos tomará mucho tiempo encontrar el archivo que buscamos, mucho más del tiempo necesario. Además de esto, ocuparán mucho espacio en tu computador, y lo hará funcionar tan lentamente como si estuviera metido en un barreal.

Elimina programas y aplicaciones que ya no uses

Revisa las aplicaciones que tienes en tu teléfono y en tu computador. Cuántas de ellas usas regularmente? Cuántas de ellas no usas nunca, o ya no te gustan, o no necesitas? Elimina todo aquello que no te sirva actualmente. Así liberarás espacio en tu teléfono, tablet o computador, y funcionará más rápidamente.

De la misma forma, pasa tus fotos a tu computador, y elimínalas de tu teléfono. Cuántas veces has oído la historia de la mamá o el papá a quien le robaron el teléfono en el cual tenía todas las fotos del bebé? No dejes que se pierdan todas tus valiosas fotos! Selecciona una fecha (como el primer día de cada mes, por ejemplo) y hazte el hábito de descargar las fotos que tengas en tu teléfono y respaldarlas.

Luego de que tengas tus fotos y archivos en tu computadora, es hora de respaldarlos. Pásalos ya sea a una unidad USB, a un disco duro externo o a una nube, la cual es una unidad de almacenamiento en línea, donde tus archivos estarán seguros. Algunas buenas nubes son Dropbox, JustCloud, SkyDrive (de Microsoft) y Google Drive. Asegúrate de leer las condiciones de almacenamiento, ya que algunas te dan almacenamiento por tiempo limitado.

Por último, reorganiza las aplicaciones que te hayan quedado, de alguna forma que sea lógica para ti. Por ejemplo los iPhones y los teléfonos con sistema operativo Android te permiten organizar las aplicaciones similares en un solo folder (juegos, aplicaciones financieras, música, ejercicio, etc.)

Elimina archivos duplicados

Así como eliminamos cosas duplicadas en nuestro hogar, así también debemos revisar nuestros archivos para asegurarnos de no acumular dobles de todo, que entorpecerán el uso de tu máquina, y la volverán mucho más complicada.

Puedes hacer este proceso a mano, o puedes valerte de herramientas como Easy Duplicate Finder o Duplicate Cleaner para hacerlo más fácilmente. También recuerda poner en tu calendario esta tarea, para que no olvides hacerlo de manera regular, ya sea una vez al mes, o cada 4 meses, etc.

Asimismo, a la hora de salvar tus archivos, elige nombres que sean descriptivos y que de inmediato te digan qué información contienen sin tener que abrirlos. Esto te ahorrará muchísimo tiempo cuando vayas a buscar algo. Y antes de salvar un documento, revisa rápidamente si ya lo tienes, para no guardar duplicados.

Organiza tus contactos

Muchos de nosotros tenemos entre nuestros contactos, números y correos de gente que ya no necesitamos. Revisa tus contactos y elimina todos aquellos que ya no te sean útiles, por ejemplo, el número del restaurante que cerró el año pasado, el del dueño del apartamento que alquilabas hace 5 años, o el del mecánico  al que ibas antes.

Acostúmbrate a actualizar la información de tus contactos, en lugar de salvar un nuevo número como “Juan número nuevo” o algo así. Si te es posible, separa tus contactos de trabajo de los contactos personales.

Estos consejos te ayudarán a liberar mucho espacio en tus artefactos electrónicos, y a encontrar lo que buscas en mucho menos tiempo. Al principio tomará algo de tiempo, pero si te acostumbras a darles mantenimiento continuo, sólo tendrás que invertir algunos minutos, y será más fácil cada vez.

Photobucket

Organizando El Trabajo

Hace unos días tocamos el tema de cómo organizarse en el trabajo, vimos los muchos problemas que conlleva ser desordenados en nuestras labores, y te di algunas sugerencias para tener un poco más de orden al trabajar.

Siguiendo con este tema, hoy hablaremos de acciones específicas que puedes realizar ya mismo para ordenarte en tu trabajo y ser más productiva(o). Sabías que una persona promedio desperdicia seis horas cada semana buscando documentos, correos, herramientas o artículos necesarios para sus labores? Increíble, verdad? Casi un día entero de trabajo. Imagínate todo lo que podrías hacer con ese tiempo!

No desperdicies más tiempo!

  1. Desecha todo lo innecesario. Generalmente tendemos a guardar todos y cuantos papeles y correos llegan a nuestras manos o a nuestra computadora. Talvez es sólo un post-it, una tarjeta de presentación, o un brochure, y lo ponemos en un folder o en la gaveta “para luego”. Pero ese “luego” nunca llega; lo que sí llega es el momento en que tus gavetas están a punto de estallar por todo ese montón de papelitos que has ido guardando. Lo mismo aplica para los correos. No los guardes todos. Guarda sólo aquellos que en el futuro te podrían servir como prueba de que sí hiciste algo, o de que sí enviaste cierta información. No guardes boletines informativos, ni las cadenas interminables de los compañeros poniéndose de acuerdo para la fiesta de fin de año. La gran mayoría de documentos nunca se vuelven ni a buscar ni a necesitar, así que sé muy selectiva(o) con lo que guardas. Y si lo guardas, procura que sea en un archivo o una carpeta debidamente etiquetada, no “en donde caiga”. Los tres segundos que te toma archivar un documento adecuadamente te ahorrará mucho tiempo en caso de que llegues a necesitarlo luego.
  2. Organiza tu espacio por zonas. Dependiendo de tus funciones, puedes dividir tu espacio de trabajo en zonas, cada una con sus respectivas herramientas a la mano. Así no tendrás que detener tu trabajo para ponerte a buscar lo que necesitas a cada momento.
  3. Guarda lo que no uses frecuentemente. Seguramente has escuchado a gente decir que el estado en que una persona mantiene su escritorio dice mucho de cómo ésta es. Pues es cierto. Deja sobre tu escritorio solamente aquellas cosas que necesites con frecuencia. No hay necesidad de tener afuera la grapadora, la cinta adhesiva, tijeras, marcadores o papeles si los usas muy poco. El tener espacio libre sobre tu escritorio te ayudará a ser más ordenada(o) en otros aspectos de tu trabajo, será más difícil que pierdas cosas, y hasta tendrás espacio para poner una foto bonita, una plantita o un adorno que hagan más agradable tu espacio de trabajo.
  4. Analiza las tareas pendientes. Al iniciar el día, o mejor aún el día anterior, revisa tu lista de tareas pendientes, y determina cuáles de ellas son prioritarias. Si tu trabajo te lo permite, determina también cuáles pueden ser delegadas a tu asistente o a otro compañero, y cuáles definitivamente debes hacer tú. Completa las tareas prioritarias y no-delegables a primera hora del día, así avanzarás mucho en tu jornada, y si surge algún contratiempo y te queda algo pendiente, no será algo tan crucial.
  5. Evita distracciones innecesarias. Recuerda que el tiempo de tu trabajo es para trabajar. No consultes el Facebook o tu correo personal durante tus horas laborales. Pon tu celular en modo silencioso, y no estés respondiendo a todos y cada uno de los mensajes de texto que te envían. Designa momentos específicos para hacer estas cosas, como durante tus “breaks”, hora de almuerzo, o digamos durante 10 minutos cada dos horas, mientras vas por agua o haces tu estiramiento. De esta forma evitarás tener que quedarte al final de la jornada a terminar todo lo que debiste hacer en el día.
De qué otras formas podemos sacar mayor provecho a nuestro tiempo en el trabajo?

Photobucket

Cómo Mantener El Orden En El Trabajo

Una de las facetas en las cuales el desorden causa más estragos es en nuestra vida laboral. Sin importar en qué se desempeñe una persona, si es desorganizada tarde o temprano tendrá consecuencias que podrían hasta hacerle perder su empleo o su inversión.

El desorden puede causar los siguientes errores, entre muchos otros:

  • Perder un documento importante
  • Pasar por alto el correo que el jefe envió como “urgente”
  • Llegar tarde a nuestro trabajo o a compromisos con los clientes
  • Estar ausentes en una reunión en la cual se contaba con nuestros aportes
  • Olvidar recoger un pasajero
  • Ignorar quién nos debe dinero, o cuánto dinero nos debe
  • Perder dinero porque… se nos pierde el dinero
  • Perder nuestras herramientas de trabajo
  • Echar a perder la materia prima
  • Olvidar la fecha de entrega de un pedido
  • Tomar mal una orden en un restaurante
  • Perder un contrato por no enviar la documentación a tiempo
  • No entregar el trabajo en la fecha acordada con el cliente
  • Olvidar darle al supervisor ESE recado telefónico urgente que le dejó su jefe… ups!

Como puedes ver, las consecuencias de la desorganización en el trabajo son muchas y casi todas muy graves.

Ideas para organizarse en el trabajo

A diferencia de las consecuencias, que pueden ser comunes a muchas ocupaciones, las herramientas que utilicemos para organizarnos van a depender de la naturaleza de nuestro trabajo y de nuestra personalidad.

Dependiendo de nuestras labores, podemos:

  • Mantener un portafolio para nuestros clientes y dedicar una página a cada proyecto o cliente, y usarlas para registrar las llamadas telefónicas, los acuerdos que se tomaron y las fechas importantes relativas a cada proyecto.
  • Echar mano de calendarios, ya sea impresos o en formato digital.
  • Conseguir un cuaderno y dedicar una página por día para apuntar las tareas o compromisos pendientes.
  • Designar un sobre (plástico o manila) exclusivo para facturas, recibos de dinero, etc.
  • Aprovechar las facilidades tecnológicas como los filtros de correo electrónico y las etiquetas, para destacar los correos importantes.
  • Apuntar las órdenes en notitas adhesivas mientras se ingresan al sistema.
  • Tener a mano una pizarra acrílica para tomar notas durante las llamadas telefónicas, enumerar los pendientes, o para apuntar las tareas requeridas para un proyecto.
  • Poner recordatorios en nuestro teléfono celular.
  • Manejar un archivo de excel para ingresar nuestra existencia de materiales o materia prima, y hacer rotación de inventarios (esto es aplicable a empresas caseras pequeñas, ya que las empresas medianas y grandes tienen su propio sistema de inventarios y rotación de los mismos).
  • Planear para lo inesperado. Trata de completar un trabajo uno o dos días antes de lo que espera el cliente. Así tendrás ventaja en caso de que la computadora se te dañe, se atrase la impresión de un reporte o cualquier otra eventualidad.
  • Confirmar las citas el día anterior, y planear el día lo mejor posible de acuerdo a éstas.
Espero que estas ideas te sirvan para organizarte mejor en el trabajo. Mañana hablaremos de cómo escoger entre calendarios, agendas y planificadores, ya sea impresos o digitales, y sus ventajas y desventajas. No te lo pierdas!

Photobucket