Quiero aumentar mi productividad

Cómo Establecer Prioridades Para Mejor Manejo Del Tiempo

Creo que estarás de acuerdo conmigo en que en la actualidad casi todos estamos llenos de responsabilidades, el tiempo nunca alcanza, y más bien parece que siempre andamos en modo “emergencia”, porque en nuestra vida no hay espacio para actividades de disfrute o crecimiento personal.

Pero no debe ser así!

Con esta forma de vivir tan encarrerada, es fácil convertirnos en “reactores“, acostumbrarnos a responder a lo que venga, dejar botado lo que estábamos haciendo, porque “esto de ahora es más urgente (todavía)”. Constantemente surgen cosas, personas y situaciones que requieren nuestra atención ahora. YA. Las cosas a las que dedicas la mayoría de tu tiempo diariamente son urgentes, y deben hacerse HOY, sí o sí.

El problema es que tendemos a confundir lo urgente con lo importante.

(más…)

7 Hábitos Que Te Ayudan A Ser Eficiente

Organizar y simplificar tu vida son pasos importantes para aumentar nuestra eficiencia, que por cierto se define como “la habilidad para completar un trabajo con un mínimo gasto de tiempo y esfuerzo”.

 

Suena bastante interesante ser capaz de completar nuestras labores en el menor tiempo posible y con mínimo esfuerzo, cierto?

 

 

Pero, qué otras acciones específicas podemos tomar para ser más eficientes?

 

Implementa estos 7 hábitos para ser más eficiente

 

1. Planea tu día.

 

Ya sea al principio del día o la noche anterior, revisa tu calendario y haz un plan detallado de tu día. Ten en cuenta que eres un equipo de UNO, y probablemente no podrás hacerlo todo. De modo que organiza tu día en períodos de tiempo. Escribe una lista de tus tareas pendientes y priorízalas de acuerdo con su importancia.

 

Cuando planees tu día, planea solamente el 70% de él, ya que el otro 30% muy probablemente se gastará en interrupciones, tiempos de espera (en una cita médica por ejemplo), mandados y posibles emergencias.

 

 

2. Aprende a ordenar tus prioridades.

 

Una forma fácil de ordenar tus prioridades es hacer una lista de tus tareas pendientes y diferenciarlas (con rojo, resaltador de texto o un pequeño símbolo) de acuerdo a su importancia y su urgencia. Luego, enfócate en un número limitado de tareas por día. Ante todo sé realista, tomando en cuenta otras tareas que podrían surgir durante el día.

 


3. Trata de agrupar tareas pequeñas o que puedas hacer “en piloto automático”.

 

Aunque esta estrategia no se puede aplicar a todas tus tareas, algunas de ellas podrían hacerse simultáneamente, como por ejemplo hacer la cena y hacer una llamada telefónica informal, planchar mientras escuchas un audiolibro, o también puedes leer mientras vas en el bus hacia el trabajo o lugar de estudio.

 

 

4. Acostúmbrate a decir NO más seguido. 

 

Reconoce cuáles son tus prioridades, y aprende a decir “no” cuando alguien te pida que hagas algo con lo que no te sientas cómoda(o), que no calce con tus prioridades, o que simplemente no quieras hacer. Te alegrarás mucho de haberlo hecho.

 

 

5. Delega!

 

De nuevo, recuerda que eres un “equipo” de UNO. No puedes hacer todo sola(o), así que “recluta” a las personas cercanas a ti, permite a tus amigos, familia, compañeros de trabajo, esposo(a), compañera(o) e hijos(as) ayudarte con tus tareas. Esto es difícil para algunas personas, porque piensan que solo ellas son capaces de hacer “bien” las cosas. Si también se te hace difícil delegar, comienza con cosas pequeñas. No delegues un proyecto completo, pero puedes pedir ayuda con alguno de los pasos, sin que te sientas intranquila(o) o invadida(o). Y no olvides agradecer toda la ayuda que te den =)

 

 

6. Organiza tu hogar o lugar de trabajo.

 

Entre más organizado esté tu hogar o lugar de trabajo, más rápidamente terminarás tu trabajo. Echa mano de todas las herramientas que te ayuden a organizarte, como listas, bandejas de entrada de papeleo, pizarras con las tareas de cada persona, etc.

 

 

7. Evita postergar.

 

Muchos de nosotros (me incluyo) somos postergadores (casi) sin remedio. Pero podemos hacer un esfuerzo consciente por luchar contra este impulso. Una buena táctica es hacer la tarea más detestada al inicio del día. De esta forma la quitarás de tu camino, y de paso tendrás una sensación de éxito que te ayudará a completar más tareas. Ponte metas diarias y planea otorgarte premios cada vez que las cumplas.

 

 

Con estos tips aumentarás considerablemente tu eficiencia. Sin embargo, recuerda que el propósito de estos 7 hábitos no es buscar la perfección, sino que te darán la oportunidad de hacer mejor uso de tu tiempo durante el día.

 

Qué otras estrategias tienes para ser más eficiente en tu diario vivir?

Gabi

Cómo Aprovechar Mejor El Tiempo

No podemos tener más tiempo, nadie puede. Pero sí podemos aprovecharlo mejor.

Hoy quiero compartir contigo algunos tips para aprovechar más sabiamente el tiempo que tienes durante el día.

Tips para aprovechar mejor tu tiempo.

1. Levántate temprano. Siempre admiré a mi abuelita, porque no habían dado las 6 am, y ella ya se había bañado, había tendido la cama, puesto el café, ya había puesto frijoles a cocinar, y a veces hasta tenía ropa lavando. Otra mujer que admiro mucho es mi suegra, me sorprende llegar a veces a su casa a eso de las 9 ó 10 am por algún motivo, y ver que a esa hora ya tiene la casa limpia, camas tendidas, está bañada y lista, y hasta está haciendo el almuerzo. Talvez tu mañana sea mucho más ocupada, pero no importa qué tanto tengas que hacer, siempre será muy beneficioso levantarse antes de lo acostumbrado. Así sean 15 ó 30 minutos, ese tiempo puede ser la diferencia entre una mañana calmada y una mañana estresada.

2. Revisa tu calendario. Aparta unos minutos antes de acostarte para planear y preparar tu día. Revisa tu organizador, agenda o calendario, y toma nota de los lugares a los que debes ir y a qué hora, alista tu ropa de acuerdo a lo que tengas que hacer el día siguiente, planea tu ruta y tu hora de salida, etc.

3. Haz todo lo que puedas el día anterior. Ahorra tiempo al inicio del día, haciendo todo lo que puedas anticipadamente. Alista loncheras, tu almuerzo, deja listo el coffee maker, descongela la carne del almuerzo o cena del día siguiente, planea la ropa que vas a usar (revisa si necesita plancharse, o si le falta un botón a la blusa), etc.

4. Organízate. El tener tus cosas en orden evitará que des vueltas y vueltas como gallina sin cabeza, buscando las llaves, el bolso, el celular, los papeles de la reunión, etc. Desígnale un lugar a cada cosa, y acostúmbrate a colocar las cosas de vuelta en su lugar cuando las desocupes. Esta es la clave de la organización!

5. Llega temprano. No importa si llegas 10 ó 15 minutos antes de la hora de tu cita o entrada al trabajo. Si planeas hacerlo así, evitarás el estrés provocado por el tráfico, y tendrás un tiempito extra por si sucede algún imprevisto.

6. Aprovecha el tiempo entre citas. Has sacado la cuenta de cuánto tiempo te pasas esperando que te atiendan donde el doctor, esperando que tu hija salga del ballet, esperando que inicien tus lecciones, etc? Aprovecha todo este tiempo para poner al día tu calendario, leer algunas páginas de tu libro, contestar algunos correos, etc.

7. Pasa menos tiempo en reuniones. Evita todas las reuniones que puedas, obviamente sin dañar tu trabajo. Cuando te sea posible, dedica la mitad del tiempo a tus reuniones, ya que estas se alargan innecesariamente para llenar todo el tiempo que hayas designado a ellas.

8. Toma nota de las soluciones. Cuando soluciones un problema que crees podrías volver a tener en el futuro, toma nota de cómo lo solucionaste. Por ejemplo, cuando hice la imagen del blog que dice “Únete al grupo de Organizadas”, supe que en el futuro querría talvez hacer otra imagen como esta, así que creé un documento de word con el procedimiento, y lo salvé en mi computadora con un nombre descriptivo. Cuando te encuentres buscando alguna información por segunda o tercera vez (“sustituto de crema agria”), toma notas (“1 cda de vinagre o jugo de limón en 1 taza de leche, dejar reposar”) ya sea en un cuaderno, en tu organizador, o en un sistema de toma de notas como One Note o Evernote, donde te sea fácil encontrar esta información la próxima vez.

9. Usa la palabra mágica. No me refiero a decir “Abracadabra”, sino a decir “NO”. Si nunca dices que no, muy probablemente dedicarás tu tiempo a ser complaciente con los demás, en lugar de hacer tus cosas y llenar tus prioridades. Aprende a de decir que NO más seguido.

10. No te quejes. Una persona me dijo una vez: “no se preocupe, ocúpese”. Es lo mismo con quejarse. El quejarse nunca lleva a ningún lugar, y ni siquiera nos hace sentir mejor (más bien, casi siempre nos hace sentir peor). En lugar de quejarte, busca soluciones y ponlas en práctica.

Aprovecha tu tiempo al máximo, es un bien súper limitado y escaso, y como tal debes maximizar su uso todo lo que puedas.

Gabi

Lo Último Que Debes Hacer Esta Semana

Conforme va terminando la semana, probablemente te apuras más para dejar todo hecho. Pero siempre hay algo que te queda sin hacer, algo que, por alguna razón, no se completa antes de que llegue el fin de semana, y que te impedirá disfrutar de tus días de descanso, porque vas a estar pensando en eso que dejaste pendiente, y vas a estar recriminándote porque no lo completaste.

Piensa: qué necesitas terminar esta semana para poder descansar de verdad?

Talvez sea algo que realmente y con todo tu hígado DETESTAS hacer (como planear la semana siguiente). Talvez es algo que olvidaste (sin querer queriendo, como dice El Chavo), y que no recordarás hasta que ya es demasiado tarde. Esa pequeña tarea que, si se deja pendiente, no nos permitirá iniciar la nueva semana de trabajo de la mejor manera.

Recuerdas el artículo de ayer? Revisaste tu lista de tareas pendientes hoy? Si no lo has hecho, revísala, y fíjate a ver si hay alguna tarea de la cual debas encargarte esta misma semana. Todavía te queda todo el día de hoy, y el día de mañana para hacerlo.

Termina esa tarea, para que puedas irte a descansar sintiéndote satisfecha(o) por el trabajo que hiciste. Ese pequeño esfuerzo valdrá la pena y hará la diferencia, te lo garantizo.

Qué tarea necesitas terminar antes del viernes?

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Cuántas Veces Diarias Debes Chequear Tu Lista De Tareas Pendientes

Más adelante en nuestro aprendizaje para volvernos más organizadas(os), hablaremos en detalle acerca de los beneficios de escribir tus tareas pendientes en una lista, y otros aspectos importantes, pero hoy quiero enfatizar en qué tan frecuentemente se debe revisar esta lista.

Así que, para los propósitos de este artículo, definiremos rápidamente la lista de pendientes como aquella lista que escribes en un papel o en una pizarra, en la cual detallas cada una de las tareas que tengas por hacer en determinado día, semana, mes, etc.

Si todavía no mantienes tus tareas pendientes en una lista, te sugiero que comiences una inmediatamente. Ve apuntando todas las cosas que tengas por hacer: terminar el lavado de la ropa, limpiar debajo de las camas, recoger la ropa del dry cleaning, enviar el correo del proveedor, devolver llamadas de los mensajes grabados en tu contestadora, etc. Simplemente saca todas esas tareas de tu cerebro y ponlas en un papel o en una pizarra, donde estén bien visibles.

Ahora que ya tienes tu lista, te preguntarás: cómo me beneficiará?

Tu lista de tareas pendientes es tu mejor amiga. Te ayuda a recordar las cosas, para que no sientas la cabeza llena de todos esos datos.

Revisa tu lista regularmente durante el día todos los días, ella te indicará qué te falta (y qué ya has logrado), y te ayudará a discernir cuáles de tus tareas son más importantes (o toman más tiempo) que otras.

Muchas personas sólo revisan su lista de pendientes cuando se sienten ahogadas o abrumadas. Otras constantemente inician listas nuevas a cada momento, lo cual no te ayudará en nada. Lo que harás es enredarte más, porque tendrás cosas que recordar por aquí y por allá, irán apareciendo nuevas listas en tu bolso, en la gaveta del escritorio, en tu agenda, en tu billetera… Y principalmente, no te darás cuenta de lo que ya has hecho en días anteriores.

Mantén una sola lista, y continúa agregándole tareas conforme pasen los días, o conforme te acuerdes de ellas. Luego, revísala constantemente.

Revisa tu lista de pendientes cuando:

  • Inicies tu día.
  • Planees tu semana (hablaremos con más detalle de este aspecto en unas cuantas semanas).
  • Te pregunten qué debes hacer hoy.
  • Te pregunten si te pueden visitar mañana, o cuando pienses comprometerte a alguna actividad nueva.
  • Te sientas atascada(o) y no sepas por dónde empezar (o con qué seguir).
  • Tengas un descanso o estés esperando en el banco, etc.
  • Quieras saber qué has hecho hasta ahora.
  • Termines tu día.

Recuerda que tu lista de tareas pendientes es una de las mejores herramientas con las que puedes contar para manejar tu tiempo y organizar tu trabajo.

Si todavía no tienes una, hazla hoy mismo. No pienses mucho, simplemente escríbela en un lugar visible. Luego, hazte el hábito de revisarla cada vez que puedas. Tu productividad aumentará considerablemente, y sentirás satisfacción cuando completes una tarea y puedas tacharla de tu lista!

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10 Malos Hábitos Que Debes Eliminar Para Ser Más Productiva(o)

Todos tenemos malos hábitos. Unos comen de más, otros ven mucha tele, otros llegan tarde a todo y dejan las cosas para última hora.

Pero hay ciertos malos hábitos que tienen un impacto directo en nuestro trabajo, haciendo nuestras tareas mucho más difíciles, y provocando estrés innecesario en nuestras vidas. Al incurrir en estos malos hábitos, innecesariamente nos ponemos la cosa “cuesta arriba”, como decimos aquí en Costa Rica.

Para aumentar nuestra productividad, nuestra eficiencia, o en palabras sencillas para hacer las cosas de una vez por todas, te traigo 10 malos hábitos que debemos erradicar pero YA!

Para aumentar tu productividad, elimina estos malos hábitos:

1. Revisar el correo electrónico repetidamente. Deja de chequear tu correo 10, 20, 50 veces diarias. Haz un esfuerzo consciente por evitar revisarlo, inclusive toma medidas drásticas y cierra el Outlook, Gmail, Hotmail, etc., ya que en cuanto tengas unos minutos muertos, tu mouse se dirigirá directamente a tu correo (como lo ha hecho probablemente millones de veces en el pasado). Deja de revisar el correo, ponte a trabajar.

2. Poner excusas. Muchos de nosotros le andamos echando la culpa a todo y a todos, menos a nosotros mismos. Hemos dejado de hacernos responsables. Cuántas veces decimos: “no me llegó el correo/tu mensaje”, “no tenía señal”, “se me fue la conexión”, “se fue el agua”, “es que este chiquito no paró de llorar en todo el día”… simplemente porque estamos evitando hacer alguna cosa. Eres una persona adulta, responsable, ya sabes cuáles son tus deberes y qué se espera de ti. Deja de poner excusas y haz tu trabajo.

3. Ser multifuncional. Existe la “teoría” de que, a diferencia de los hombres, las mujeres podemos estar en más de una cosa a la vez. Sea esta una teoría cierta o no, lo que sí es cierto es que, estar en una tarea, y en otra, y en otra, le dificulta las cosas a tu cerebro. Al tratar de hacer varias cosas a la vez, siempre se corre el riesgo de que se olvide una de ellas, y que quede sin completar. Concéntrate en una tarea importante, y mantente concentrada(o) hasta terminarla, antes de comenzar algo más.

4. Estar muy pendiente de las noticias. Hay quienes están insaciablemente en busca de más noticias, ya sea por televisión, en la radio, en medios impresos o en internet, y leen/escuchan/ven varios noticieros al día, con el resultado de que embotan su cerebro escuchando noticias en su mayoría repetidas, negativas, preocupantes, deprimentes. Esto significa demasiado tiempo perdido, y presión por pasar el día escuchando cosas negativas. Choques, muertos, bombas, ataques… es demasiado! Ocupa tu tiempo en algo más provechoso (como tu trabajo), y deja las noticias para una vez al día, y por un sólo medio.

5. Tener un lugar de trabajo desordenado. Ya sea que seas “ingeniera del hogar” (para quienes no se sienten cómodas con el término “ama de casa”, el cual me parece completamente aceptable), o que trabajes en una oficina, el mantener tu lugar de trabajo desorganizado provoca que tu cerebro también se desordene. Aunque sepas “exactamente” dónde está cada cosa, el desorden le pone esfuerzo extra a tu cerebro, y te impide realizar un trabajo eficiente. Y no te engañes creyendo que si lo echas todo en una gaveta ya está bien. Poco a poco, pasito a pasito, ordena tus cosas y establece sistemas que sean adecuados para ti y tu forma de trabajar.

6. Ser esclava(o) del teléfono. Quién dijo que uno tiene que contestar el celular de inmediato, o responder cada mensaje instantáneamente? A menos de que tu trabajo dependa de tu celular, y que no puedas dejar pasar ni una llamada porque se cae media empresa, no dejes que éste te controle. Deja de correr a chequear tu teléfono con cada notificación de Facebook, cada correo, cada mensaje. Recuerda que los celulares se inventaron para hacernos la vida más fácil, no más difícil.

7. Quejarte. Si algo no te gusta de la manera en que está, deja de quejarte. En lugar de eso, haz algo para cambiarlo. Todo se puede cambiar, tu trabajo, tus relaciones personales, hasta tú misma(o) puedes cambiar con un poco (o mucho) esfuerzo. Haz algo para cambiar. El cambio es bueno. La quejadera no lo es.

8. No alimentarte bien. Almorzar encarrerada(o) encima de la computadora, tragando cada bocado sin masticar porque el teléfono suena sin parar, o de pie junto al fregadero, no es saludable. Tienes derecho a tener un tiempo de almuerzo, lejos de tus obligaciones de trabajo, para consumir tus alimentos y recargar baterías. Evita también comer comida chatarra, o peor aún, saltarte el almuerzo. Tus niveles de azúcar bajarán, tu presión cardíaca y tu colesterol aumentarán, y por más que te esfuerces, no lograrás estar a 100 en tus labores.

9. No ejercitarte. El ejercicio es lo primero que sacrificamos cuando la vida se nos enreda, cuando un hijo se enferma, cuando amanece lloviendo, cuando tenemos demasiadas cosas que hacer. Siempre decimos que no tenemos tiempo para hacer ejercicio. Aunque lo recomendado sean 30 minutos o más, 3 o más veces por semana, lo cierto es que todos tenemos tiempo. Así sean 10 ó 15 minutos en lugar de esos 30, si te ejercitas un poquito sentirás una grandísima diferencia en tus niveles de energía, tu motivación y satisfacción general.

10. No hacer las cosas bien desde el principio. Mi mamá siempre dice que “el perezoso y el mezquino andan dos veces el camino”. Cuando haces las cosas de poca gana, o por salir del paso, se notará que has hecho un mal trabajo. Y si no quieres que se note, tendrás que hacerlo todo de nuevo. Hazlo bien desde el principio, o del todo no lo hagas. Eso sí, debes aceptar las consecuencias.

Elimina estos malos hábitos de tu vida, reemplázalos por buenos hábitos, que te ayuden a minimizar el estrés y a ser más efectiva(o) en todo lo que haces.

Qué otros malos hábitos afectan tu productividad? Comenta!

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Controla Tu Correo Electrónico – Organiza Tu Email

El correo electrónico es para muchos de nosotros, parte de nuestro trabajo diario. Dependiendo de nuestro puesto, puede que recibamos 200, 300 o hasta más correos a diario. Y al día siguiente igual. Y el otro, y el otro…

Cómo podemos traer un poco de sanidad a esta locura de correos entrantes?

A menos que tu trabajo requiera el chequeo constante de tu correo electrónico, te recomiendo que revises tus cuentas dos veces al día, tanto las cuentas de trabajo como las personales. Hazte el hábito de responder, borrar o guardar cada mensaje, en lugar de simplemente dejarlos en tu inbox, ya que se multiplicarán como conejos y luego no podrás (ni querrás) ordenar esa maraña.

La mayoría de los correos que recibimos diariamente puede borrarse de inmediato luego de leerse. Otra gran mayoría puede borrarse luego de responderlos.

Aparta 30 minutos en la mañana y otros 30 en la tarde, específicamente para responder tu correo electrónico. Obviamente si recibes 200 o más correos a diario, deberás apartar más tiempo, o separar dos tractos de tiempo en la mañana y dos en la tarde. Busca el método que mejor se ajuste a tus necesidades, lo importante es recordar no estar chequeándolo cada 30 segundos.

Si consideras que no puedes borrar un correo porque deberás referirte a él luego, búscale un sitio. Por ejemplo, en lugar de dejarlo en tu inbox, crea una carpeta virtual. Categoriza tus mensajes lo mejor que puedas, usando un nombre corto y descriptivo. Luego, arrastra los correos de esa categoría dentro del folder que corresponde.

Otra idea es usar banderitas o estrellas, o alguna otra marca que tenga tu servicio de correo, para marcar tus correos, de forma que te sirvan como recordatorios para responder luego, o darle seguimiento a un determinado mensaje. También puedes usar la marca para saber cuáles son absolutamente importantes y requieren atención inmediata, en la primera revisada rápida que le das a tu inbox.

Espero que estos consejos te sirvan, y de ahora en adelante dejes tus bandejas de entrada completamente limpias al finalizar cada día. Será un gran incentivo!

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Organizando El Tiempo

Actualización: este artíclo fue publicado en la revista “Educar en Familia”. Más acerca de la publicación de este artículo aquí.

No importa qué tan ordenados seamos en el trabajo, o qué tan organizada tengamos nuestra casa; si no tenemos tiempo para disfrutar, no habrá servido de nada.

Aprender a organizar el tiempo es más difícil que organizar otros aspectos de nuestra vida, ya que no es algo tangible, no es algo que podamos apreciar físicamente. Y muchas veces sucede que desperdiciamos el tiempo y ni siquiera nos damos cuenta (adictos a Facebook, levanten la mano! -jaja- ). Hacer buen uso de nuestro tiempo requiere un esfuerzo constante y consciente.

La mayoría de trabajos requieren mucho de nuestro tiempo diario, y aunque trabajemos en las labores de la casa debemos hacer buen uso de nuestro tiempo para poder dedicar también algo de él a nuestra familia, al descanso y a hacer actividades que nos gusten. Por lo tanto, organizar bien nuestro tiempo es crucial.

En el boletín “Yo Primero” de la semana pasada hablamos de la importancia de decir que no a aquellos compromisos y situaciones que no traen nada positivo a nuestra vida o que nos producen estrés innecesario (si todavía no lo recibes, y deseas suscribirte, puedes hacerlo aquí). Eliminar compromisos de nuestra agenda libera tiempo para otras cosas que sí nos traerán satisfacción, así que ese es el primer paso.

Cómo tener más tiempo libre?

  • Haz una lista de prioridades. Realiza tus actividades más importantes o más urgentes de primero, y ve trabajando de más importante a menos importante.
  • Delega. Recluta a tu familia para que ayuden con las labores domésticas. Cualquier ayuda que puedan brindarte será muy valiosa. Contrata a una persona para que limpie la casa una vez por semana, o haga el jardín, o se encargue de hacer pequeñas reparaciones por ti. Muchas veces vale la pena pagar por estas labores con tal de liberar un poco tu día. 
  • Aprovecha cada momento. Recoge un poco la cocina mientras se calienta el plato de comida en el microondas. Organiza la sala durante los anuncios de tu programa favorito. Ve a hacer algunos mandados durante tu hora de almuerzo del trabajo. Adelanta la preparación de la comida de mañana todo lo que puedas.
  • Utiliza herramientas para organizarte. Acostúmbrate a usar calendarios, agendas o planificadores para organizar tus actividades y así evitar perder tiempo recordando qué nos tocaba hacer hoy. Si tienes una cita médica, apunta también el número telefónico del doctor, así lo tendrás a mano en caso de que tengas que cancelar. Y hablando de esto, siempre confirma tus citas el día anterior. A veces me ha pasado que llego a alguna cita y la persona no me tenía en la agenda =(
  • Apóyate en la tecnología. Atrás quedaron los días en que había que ir a hacer fila al banco durante una hora para poder sacar dinero de nuestra cuenta, y luego hacer fila en lugares diferentes para pagar la luz, el agua, el cable, la colegiatura de los chicos, los seguros, etc. Hoy en día la tecnología nos ayuda a realizar todas estas transacciones con un sólo click, o hasta puedes autorizar a tu banco que pague tus cuentas automáticamente y así te olvidas de ellas. Inclusive puedes hacer las compras del supermercado por internet y pedir que te las lleven a tu casa u oficina (lo he hecho y funciona de maravilla). Muchas transacciones que antes implicaban un gran gasto de tiempo y energía se han simplificado gracias a la tecnología, aprovéchala.
Aunque todos tenemos formas diferentes de organizar el tiempo, la finalidad última y principal de hacerlo debe ser la misma. Al usar tu día más eficientemente, dispondrás de tiempo de calidad para aprovecharlo en las cosas que valen la pena y que nos causan satisfacción: disfrutar con los amigos, pasear con nuestra familia, ver una película, cultivar nuestras aficiones o nuestro intelecto, hacer ejercicio o descansar.
Recuerda que tu tiempo es muy valioso, así que haz buen uso de él.

De qué otras formas podemos aprovechar mejor nuestro tiempo?

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Calendario, agenda o planificador. Cuál escoger?

Enero es el mes por excelencia para comprar herramientas de organización como planificadores, calendarios y agendas. Es la época en la que hay más surtido en los comercios, y además una de las metas de principio de año más comunes es ser más organizada(o).

Aparte de la gran variedad de calendarios, agendas, planificadores, portafolios y libretas que podemos encontrar en las tiendas, también encontramos una amplia oferta de herramientas electrónicas, como páginas web y aplicaciones para ayudarnos a ser más ordenados. Antes de descargar o salir a comprar alguna de estas útiles herramientas para organizarte mejor, es bueno que analices cuál de ellas te conviene más. Cuál se adapta mejor a ti?

Pues, como casi todo en esta vida, depende. Tu elección depende de tus actividades, tus gustos y tu personalidad. De qué me sirve un planificador en línea si sólo uso la computadora los fines de semana? Qué tanto voy a usar una agenda si es demasiado grande y no la voy a andar conmigo? Vamos a analizar las opciones que tenemos para hacer una mejor elección.

Agendas

Las hay pequeñas como billeteras, y grandes como portafolios de tres huecos. De pasta dura, con aroma, con stickers y diseños para todos los gustos, edades e intereses. Otras muy sobrias y lujosas empastadas en cuero. Unas tienen sólo unas pocas líneas para los recordatorios de cada día, otras te permiten planear tu día en tractos de hasta 15 minutos.

Las agendas son útiles para quienes gustan de escribir las cosas “a la antigua”, aquellos que tienen múltiples compromisos durante el día (reuniones, clases, clientes), pero principalmente para quien no representa mayor problema cargar con ella todo el día.

Calendarios

Aquel calendario que nos regalaban en la ferretería en Diciembre y que sólo servía para saber qué día era y cuál era el santo del día, pasaron de moda hace mucho tiempo. Los calendarios modernos tienen mucho espacio para escribir, son atractivos y duraderos, se pueden colgar y muchos de ellos tienen diseños o fotografías que complementan la decoración de nuestra casa u oficina.

Sirven mucho para organizar los compromisos de los diferentes miembros de la familia, ya que cada integrante puede tener un color fijo de marcador para apuntar sus citas, cursos, clases extra, cumpleaños, aniversarios o cualquier otra información en él. En él se pueden organizar y apreciar los itinerarios de diferentes personas al mismo tiempo.

Planificadores

Los planificadores son un cruce entre los calendarios y las agendas. Son bastante económicos y te permiten ver todo un mes con una mirada rápida. Son útiles para apuntar fechas de entrega de proyectos, fechas de exámenes, citas médicas, y son muy cómodos para transportarlos junto con otros cuadernos o libros, ya que son muy livianos.

Páginas web y aplicaciones para organizar

Cada día lanzan una nueva, más amigable y con más funciones que las anteriores, y las hay para todos los propósitos que te imagines. Dependiendo de cómo lo veas, el mayor inconveniente o ventaja de estas herramientas es que tienes que estar cerca de una computadora o un teléfono inteligente a toda hora, y tener acceso a Internet. Muchos de nosotros ya lo estamos debido a nuestros trabajos, pero aún así puede haber ocasiones en que no tengas batería, o no tengas Internet, y necesites chequear tu calendario o agenda online, y no puedas hacerlo.

Aún así, las aplicaciones y herramientas tecnológicas son muy populares y útiles. Algunas de las más famosas actualmente, y sin ningún orden en específico, son:

  • Evernote: organiza en un sólo lugar notas, fotos, videos, listas, recetas, etc. y encuentra todo en cuestión de segundos, buscando por palabras clave.

  • Remember The Milk (“Acuérdate De La Leche”): es una página que te permite crear listas de cosas por hacer, las compras, libros por leer, etc. Puedes ponerte recordatorios y sincronizarla con el calendario de Google. También tiene una aplicación descargable para Android, Iphone y Ipad.

  • Calendario de Google: todas las ventajas y funciones de un calendario de papel, más espacio ilimitado para ingresar compromisos, recordatorios por email y por alertas en la computadora, y una aplicación para descargar en tu smartphone y llevarlo a todos lados. Para usarlo debes tener una cuenta de correo con Google.

Finalmente, para ayudarte a escoger la herramienta de organización que más se adapte a ti, puedes hacerte estas preguntas:

  1. Prefieres tener una idea general de tu día, o planeas tus actividades minuto a minuto?
  2. Necesitas “escribir” tus compromisos con lápiz/lapicero para ayudarte a recordarlos? Te funcionan mejor las alarmas?
  3. Tienes muchas citas o compromisos a horas específicas?
  4. Te asignan proyectos o tareas?
  5. Cuánto espacio necesitas para un día: son suficientes unas cuantas líneas, o necesitas una página entera?
  6. Te gusta poder ver tus actividades para todo el mes de una sola vez?
  7. Debes llevar registro de muchas fechas de entrega de pedidos, proyectos, etc?
  8. Qué tan fácil de transportar debe ser tu planificador/agenda?
  9. Dónde lo mantendrás?
  10. Necesitas que te quepa en el bolso, en el maletín, o en el bulto del colegio?
  11. Qué tan seguido vas a referirte a tu planificador, y qué tanto vas a agregarle compromisos o datos?
  12. Te sentirás cómoda(o) utilizándolo?
  13. Qué tan tecnológica(o) eres?

Sin importar si escoges entre una agenda, un planificador mensual, un calendario con fotos lindas, o una herramienta electrónica, lo importante es que en realidad “uses” tu planificador, que lo integres a tu vida diaria y que sea parte natural de tu día chequearlo y actualizar su información. La agenda más completa del mundo no te servirá de nada si se te olvida revisarla.

Cuéntame con cuál de estas opciones te sentirías más cómoda(o), o cuál(es) herramientas de organización ya utilizas. Me encanta que comentes!

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Cómo lograr más con menos esfuerzo

“No sufro de locura, disfruto cada minuto de ella.”  source

En pleno siglo 21, y a pesar de todas las manifestaciones de grupos feministas, y todo lo que ha alcanzado la mujer en los últimos años, debemos respirar profundo, ser sinceras y aceptar que en la grandísima mayoría de los casos, el trabajo de la casa recae en nosotras.

Me gusta pensar que las labores domésticas, en lugar de ser una carga, nos dan la oportunidad de demostrarle a quienes amamos cuánto los queremos, incluso de demostrarnos amor a nosotras mismas, si es que vivimos solas. Pero también sé que el trabajo de la casa es duro, talvez el más duro de todos, porque nunca se acaba y no tiene horario. Nos vendría muy (MUY) bien una manita, o dos, o cien!

Aprende a delegar

Ya sea que estés a cargo de un gran grupo de personas en el trabajo, organizando la fiesta de fin de curso de la escuela, planeando un paseo familiar o un gran proyecto en tu casa como preparar el cuarto del bebé, una mudanza o la reogranización de los closets, es muy importante delegar responsabilidades, para que toda la carga no recaiga en una sóla persona (específicamente tú).
Por ejemplo, como parte de su “paquete de privilegios de niño más grande”, mi hijo se encarga ahora de lavar los servicios sanitarios todos los días. Personalmente, el tener el baño limpio es mi mayor incomodidad en cuanto al trabajo de la casa, no soporto un baño sucio. Así que saber que mi hijo los lava todos los días es un grandísimo alivio para mí. Mi esposito es el encargado de sacar la basura en nuestro hogar, y de mantener ordenada la cochera.
Puedes delegar tareas en los otros miembros de tu familia. Puedes delegar en personas que ofrecen servicios, como cortar el zacate, lavado de autos o planchado. Puedes delegar en herramientas tecnológicas como el calendario de Google, que te ayuda a organizar todas tus citas y compromisos en un solo lugar. Una empresa delega en sus colaboradores.
Aún si vives sola (o si tu familia no quiere cooperar) puedes delegar ciertas tareas. Puedes contratar a adolescentes de tu barrio para que barran las hojas del patio y limpien los jardines, o para organizar tu alacena. Es fácil encontrar chicos dispuestos a trabajar un poquito con tal de ganar dinero para gastar, eso sí, que sean de familias conocidas, y siempre con el consentimiento de sus padres. También puedes delegar en negocios, como los dry cleanings que se pueden encargar de lavar los edredones grandes y costosos, o las alfombras de área de tu casa. 
Delegar tareas es clave para la mayoría de personas muy ocupadas. Si tu lista de cosas por hacer está llena, y por más que te esfuerzas no logras completar tus tareas, considera la posibilidad de delegar algunas de ellas. Así sólo tendrás que revisar que todo se haya hecho, y podrás disfrutar de un poco de tiempo libre.

Qué otras tareas podrías delegar?

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